Upravljalec osebnih podatkov: PSIHOPOMP d.o.o., celostne storitve za psihoterapijo in svetovanje, d.o.o., Koroška cesta 61a, 2360 Radlje ob Dravi, ID za DDV: SI 86359533, elektronska pošta: podpora@psihopomp.si, telefonska številka: 070 821 480.

Namen pričujočega dokumenta je, da se posamezniki seznanijo, za katere namene se pridobiva njihove osebne podatke, kakšna bo njihova uporaba , kakšne so posameznikove pravice v zvezi s podatki, ki jih Psihopomp d.o.o. hrani o posamezniku, in kako jih uveljavljati. Politika zasebnosti velja za spletno stran www.psihopomp.si oz. www.app.psihopomp.si oz. za projekt Psihopomp. 

Upravljalec se zaveda svoje odgovornosti v povezavi z ravnanjem z osebnimi podatki, zato vse osebne podatke obdeluje skladno z veljavnim  zakonom o varstvu osebnih podatkov in Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba EU 2016/679; GDPR), internimi akti s področja varstva osebnih podatkov in ostalo relevantno zakonodajo, ki upravljalcu daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. 

Kot obiskovalec spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni z besedilom Politika zasebnosti.

Pri obdelavi vaših osebnih podatkov bomo poskrbeli za zavarovanje osebnih podatkov tako, da bomo uporabili organizacijske, tehnične in druge ustrezne postopke in ukrepe, da se prepreči nepooblaščen dostop ali uničenje podatkov, njihove spremembe ali izgubo ter nepooblaščeno obdelavo.  

Med varnostne ukrepe, s katerimi varujemo vaše osebne podatke štejemo zlasti: 

• skrb za informacijsko varnost in varnost infrastrukture; 

• informacijski sistemi so zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom; 

• vzdrževanje in redno posodabljanje strojne in programske opreme, kjer hranimo osebne podatke; 

• omejitev dostopa do osebnih podatkov na posamezne pooblaščene osebe; 

• preverjanje in redni nadzor nad pogodbenimi obdelovalci.

1 Osebni podatki 

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. 

2 Podlage za obdelavo osebnih podatkov in namen obdelave osebnih podatkov 

Vaše osebne podatke zbiramo in obdelujemo zgolj takrat, kadar imamo za to ustrezno pravno podlago:

• Obdelava na podlagi pogodbe.
  Obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe. Rok hrambe je do izpolnitve namena pogodbe oz. do 6 let po prenehanju pogodbe, razen v primerih, ko pride med posameznikom in Psihopomp d.o.o. do spora v zvezi s to pogodbo. V opisanem primeru se podatki hranijo še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, sodne poravnave, arbitraže oz. 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

• Obdelava na podlagi privolitve.
  Vaše osebne podatke obdelujemo kadar v to izrecno privolite in sicer za enega ali več določenih namenov. Podano privolitev imate vedno možnost preklicati.
  
  Za omenjeno vas Psihopomp d.o.o. lahko zaprosi, kadar nima izkazane katere od drugih podlag. Posledično lahko obdelujemo določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:
  
• za namene pošiljanja obvestil oz. komunikacije: Ime, Priimek, Spol, Naslov, Poštna številka, Kraj bivanja, Država bivanja, Telefonska številka, Elektronski naslov; 

• za namene registracije uporabnika (klienta) in posledično uporabo portala: Ime, Priimek, Spol, Naslov, Poštno številko, Kraj bivanja, Državo bivanja, Telefonsko številko in Elektronski naslov; 

• za namene izvajanja terapij (po registraciji uporabnika) se vzporedno ob izrecni in nedvoumni privolitvi posameznika v okviru portala Psihopomp v t.i. kartoteki uporabnika (klienta), ki je  napisana s strani izbranega Strokovnjaka nahajajo sledeči podatki: objektivno mnenje, subjektivno mnenje, analiza klienta, načrt za naprej, domača naloga, opis klienta, vzrok za prihod na terapijo, »diagnoza«, »anamneza«, genogram, inicialne sanje, simbolika – bistvo. 

 Kot že zapisano, lahko posameznik zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom podanim po elektronski pošti ali z navadno pošto na naslov Psihopomp d.o.o. Preklic privolitve ne vpliva ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicom. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris bo Psihopomp d.o.o. podatke izbrisal v roku 15 dni. Psihopomp d.o.o. lahko te podatke izbriše že pred preklicem, če so za to izpolnjeni pogoji – tj. če tako določa zakon oz. če je bil dosežen namen, zaradi katerega so se osebni podatki obdelovali. Psihopomp d.o.o. lahko zavrne zahtevo, v kolikor niso izpolnjeni osnovni pogoji za seznanitev (npr. ker ne gre za osebne podatke ali ker zahtevanih podatkov sploh ni), če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana ali če so v ustavi, mednarodnih aktih ali področnih zakonih določene posebne izjeme. 

• Obdelava na podlagi zakonitega interesa,
  za katerega si prizadeva upravljalec ali tretja oseba. Omenjena podlaga ni ustrezna, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.
  
  V primeru uporabe zakonitega interesa Psihopomp d.o.o. opravi presojo skladno z zakonodajo.  

Psihopomp d.o.o. lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, ki jih je zbralo iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev, obveščanja o ugodnostih, dogodkih ipd. Za dosego teh namenov lahko Psihopomp d.o.o. uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za namene neposrednega trženja lahko Psihopomp d.o.o. obdeluje naslednje osebne podatke posameznikov: ime in priimek posameznika, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov elektronske pošte. Navedene osebne podatke lahko za namene neposrednega trženja Psihopomp d.o.o. obdeluje tudi brez izrecne privolitve posameznika. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu ali posreduje zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov podjetja.

• Obdelava osebnih podatkov na podlagi zakona.
  Psihopomp d.o.o. vaše podatke obdeluje, kadar takšno obdelavo zahteva zakonodaja, ki nas zavezuje. Te osebne podatke obdelujemo skladno z zahtevami zakonodaje.

• Obdelava za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.
  Psihopomp d.o.o. lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. Namen obdelave po tem pravnem temelju je izrazito ozek, obdelava po tem temelju se izvede izključno v nujni primerih, ko ni mogoče življenjskih interesov zaščiti na drugačen način, ki je za posameznika oziroma za varstvo njegovih osebnih podatkov, manj invaziven. 

Posameznike lahko obveščamo tudi po elektronski pošti (e-novice, obvestila o aktivnostih ipd.). Psihopomp d.o.o. lahko uporabnike, zaposlene, stranke, svoje sodelavce oz. druge osebe na elektronski naslov obvešča o svojih aktivnostih, dogodkih, izobraževanjih in drugih vsebinah. Pravni podlagi za obdelavo podatkov sta zakoniti interes in privolitev oz. katera od drugih podlag za obdelavo osebnih podatkov, navedenih v pričujočem dokumentu. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov in prekliče sprejemanje teh sporočil. Odjava se izvrši z odgovorom na sporočilo, možno pa je tudi posredovanje zahtevka po elektronski pošti oz. z navadno pošto na naslov Psihopomp d.o.o. Podatki se bodo obdelovali do preklica oz. do izpolnitve namena obdelave. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred podajo preklica. 

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je pogodba. Rok hrambe je do izpolnitve namena pogodbe  oz. do 6 let po prenehanju pogodbe. 

3 Hramba in izbris osebnih podatkov 

 Osebne podatke bomo obdelovali v obsegu, ki je potreben za uresničevanje namena obdelave in dokler bo to potrebno za dosego zasledovanega cilja. V primeru da Psihopomp d.o.o. obdeluje osebne podatke na podlagi zakona, jih bo hranil za obdobje, kot ga predpisuje zakon. Nekateri podatki se hranijo trajno. 

Psihopomp d.o.o. bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor Psihopomp d.o.o. podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo v  času sodelovanja s Psihopomp d.o.o.., nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih Psihopomp d.o.o. obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, Psihopomp d.o.o. hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in Psihopomp d.o.o. do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani Psihopomp d.o.o. podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih Psihopomp d.o.o. obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo Psihopomp d.o.o. hranil do preklica privolitve ali do zahteve za  izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Psihopomp d.o.o. lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon. V primeru uveljavljanja pravic posameznika Psihopomp d.o.o. hrani osebne podatke tega posameznika, dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno, po pravnomočnosti pa skladno s pravnomočno odločitvijo v zadevi. 

Izjeme od pravice do izbrisa osebnih podatkov, tj. situacije, ko posameznika ne more zahtevati izbrisa osebnih podatkov: 

• Uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja; 

• Je obdelava potrebna za izpolnitev pravne obveznosti, ki velja za upravljalca; 

• Je obdelava potrebna iz razlogov javnega reda na področju javnega zdravja; 

• Je obdelava potrebna v znanstvene, raziskovalne, statistične namene ali namene arhiviranja in bi uresničitev pravice do izbrisa resno ovirala uresničitev teh namenov; 

• Se podatki obdelujejo za namene uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov (npr. v primeru morebitne tožbe). 

Po preteku obdobja hrambe mora Psihopomp d.o.o. osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom. 

4 Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov 

Psihopomp d.o.o. kot upravljalec osebnih podatkov v določenih situacijah preda posamezno obdelavo osebnih podatkov pogodbenem obdelovalcu in sicer na podlagi pogodbe. Psihopomp d.o.o. vodi evidenco pogodbenih obdelovalcev. 

Pogodbeni obdelovalci lahko osebne podatke obdelujejo samo po dokumentiranih navodilih Pshiopomp d.o.o., ob sprejetju vseh ukrepov, potrebnih za varnost osebnih podatkov in skladno z nameni ter cilji, kot je to opredeljeno v tej politiki zasebnosti. 

Psihopomp d.o.o. sodeluje med drugim s sledečimi pogodbenimi obdelovalci: 

• Vzdrževalci informacijskih sistemov oz. spletnega portala; 

• Ponudniki e-poštnih storitev, storitev v oblaku in programske opreme; 

• Računovodske storitve; 

• Ponudniki pravnega in poslovnega svetovanja; 

• Ponudniki družabnih omrežij (Google, Facebook, Instagram itd.); 

• Ponudniki storitev psihoterapevtskega svetovanja in coaching-a; 

• Ponudniki storitev, vezano na projekt Psihopomp d.o.o.; 

• zunanji izvajalci na področju drugih storitev, s katerimi se ukvarja Psihopomp d.o.o. 

 Psihopomp d.o.o. osebnih podatkov posameznika v nobenem primeru ne posreduje tretjim nepooblaščenim osebam, jih ne iznaša v tretje države in v mednarodne organizacije. 

 
5 Spletni piškotki  

 Spletna stran podjetja deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Ob vstopu na spletno stran se na napravo naložijo samo tisti piškotki, ki so nujno potrebni za delovanje spletne strani. Ostali piškotki se bodo naložili samo s posameznikovo privolitvijo. Nastavitve lahko posameznik kadarkoli spremeni in piškotke izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika). 

Spletna stran uporablja naslednje piškotke:

6 Videonadzor 

V Psihopomp d.o.o. ne izvajamo videonadzora. 

 
7 Pravice posameznika  

Skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov Psihopomp d.o.o. osebne podatke obdeluje pošteno, pregledno in na zakoniti pravni podlagi. Zbira se le tiste podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na namene zbiranja, ob predpostavki da so osebni podatki točni in ažurni. 

Posameznik lahko za razjasnitev stanja zahteva seznanitev z lastnimi osebnimi podatki oz. pod določenimi pogoji lahko zahteva tudi popravek, omejitev obdelave oz. izbris svojih nezakonito obdelovanih podatkov. Splošna uredba nudi posamezniku tudi pravico do ugovora in pravico do prenosljivosti. 

Vse zgoraj navedene pravice lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, ki se posreduje na naslov Psihopomp d.o.o. oz. preko elektronske pošte.

Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, razen v primeru, da je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana in zlasti kadar se ponavlja.  V takem primeru lahko Psihopomp d.o.o. zahtevo zavrne. Psihopomp d.o.o. se zavezuje, da bo zahtevke obravnaval in na njih podal odgovor brez nepotrebnega odlašanja in sicer najkasneje v 30 dni od datuma prejema prijave. Rok je mogoče podaljšati, ob upoštevanju kompleksnosti in siceršnjega števila zahtev, o čimer bo posameznik posebej obveščen skupaj z razlogi za podaljšanje, vendar podaljšanje ne more biti daljše od dodatnih 60 dni.  

V primeru, da se poraja dvom o identiteti posameznika, lahko Psihopomp d.o.o. zahteva dodatne informacije, ki jih potrebuje za ugotovitev/potrditev identitete posameznika. 

Psihopomp d.o.o. bo v odločitvi o zahtevi posameznika seznanil tudi z razlogi odločitve in informacijo o  pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo. Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri: Informacijskemu pooblaščencu Republike Slovenije na naslovu: Dunajska 22, 1000 Ljubljana( e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si). 

Politika zasebnosti velja od 01.12.2024 dalje. 

Lona Markon, direktor 

Psihopomp d.o.o.